Что делать с изменениями сроков, бюджета, объема работ в проекте. Или общее управление изменениями согласно стандарту PMBOK.

Чем больше проект, тем больше в нем вероятность того, что будут какие-либо изменения: отставания по срокам, появление новых требований и т.д.

Менеджеру проекта необходимо иметь четко отлаженный механизм работы с этими изменениями, чтобы их возникновение не уничтожило проект.

Согласно стандарту PMBOK, общее управление изменениями – это процесс анализа всех  запросов на изменение, утверждение изменений и управление изменениями, которые могут повлиять на результаты проекта, ресурсы проекта, сроки и план управления проектом.

То есть, когда появляется потенциальное изменение (сроков, содержания работ, бюджета и т.д.) менеджер проекта должен зафиксировать это изменение и далее либо утвердить его сам, либо вынести вопрос этого изменения на комитет по управлению изменениями.

Комитет по управлению изменениями (CCB – change control bord) – это группа уполномоченных лиц (в эту группу могут входить спонсор, владелец проекта, технические координаторы, члены команды проекта), которые в ходе совместных совещаний рассматривают наиболее важные изменения в проекте. В некоторых проектах в комитет по управлению изменениями может входить всего один человек: например, заказчик проекта.  Также существуют исключительные проекты, где менеджеру проекта дана полная власть на утверждение изменений. Все решения принятые на комитете по управлению изменениями, документируются и доносятся до всех заинтересованных сторон проекта.

В некоторых организациях для управления изменениями могут использовать специальные инструменты, но обычно все изменения заносят в журнал изменений.

Механизм работы с изменениями должен быть оговорен командой проекта еще до начала работ по проекту.

Далее мы поговорим о том, какие изменения в стандартных проектах может решать руководитель проекта, а какие должны выноситься на комитет по управлению изменениями.

Ситуация:

В ходе проекта выясняется, что есть отклонение от базового плана проекта (например, сдвигаются на 4 дня сроки).

Кто утверждает изменение:

Руководитель проекта – в случае если утверждение изменения входит в его компетенции.

Комитет по управлению изменениями – в случае если отклонение существенное.

 

Ситуация:

Изменяется базовый план проекта. Например, выясняется, что какое-то из ранее запрашиваемых требований нельзя реализовать.

Кто утверждает изменения:

Комитет по управлению изменениями

 

Ситуация:

Вендор, выполняющий ряд работ в проекте запрашивает больше времени на выполнение.  Это может сильно повлиять на общий план проекта.  Необходимо принять решение, предоставить время или нет.

Кто утверждает изменение:

Комитет по управлению изменениями.  После рассмотрения всей имеющейся по проекту информации управляющий комитет может либо отказать в увеличении сроков по базовому плану, либо принять их.

 

Если вы менеджер проекта, то перед началом работ по проекту вам необходимо заранее сформировать комитет по изменениям в проекте и утвердить регламент его работы.

Удачных вам проектов.

С Уважением,

Олег Лялик.