Что делать с изменениями сроков, бюджета, объема работ в проекте. Или общее управление изменениями согласно стандарту PMBOK.
Чем больше проект, тем больше в нем вероятность того, что будут какие-либо изменения: отставания по срокам, появление новых требований и т.д.
Менеджеру проекта необходимо иметь четко отлаженный механизм работы с этими изменениями, чтобы их возникновение не уничтожило проект.
Согласно стандарту PMBOK, общее управление изменениями – это процесс анализа всех запросов на изменение, утверждение изменений и управление изменениями, которые могут повлиять на результаты проекта, ресурсы проекта, сроки и план управления проектом.
То есть, когда появляется потенциальное изменение (сроков, содержания работ, бюджета и т.д.) менеджер проекта должен зафиксировать это изменение и далее либо утвердить его сам, либо вынести вопрос этого изменения на комитет по управлению изменениями.
Комитет по управлению изменениями (CCB – change control bord) – это группа уполномоченных лиц (в эту группу могут входить спонсор, владелец проекта, технические координаторы, члены команды проекта), которые в ходе совместных совещаний рассматривают наиболее важные изменения в проекте. В некоторых проектах в комитет по управлению изменениями может входить всего один человек: например, заказчик проекта. Также существуют исключительные проекты, где менеджеру проекта дана полная власть на утверждение изменений. Все решения принятые на комитете по управлению изменениями, документируются и доносятся до всех заинтересованных сторон проекта.
В некоторых организациях для управления изменениями могут использовать специальные инструменты, но обычно все изменения заносят в журнал изменений.
Механизм работы с изменениями должен быть оговорен командой проекта еще до начала работ по проекту.
Далее мы поговорим о том, какие изменения в стандартных проектах может решать руководитель проекта, а какие должны выноситься на комитет по управлению изменениями.
Ситуация:
В ходе проекта выясняется, что есть отклонение от базового плана проекта (например, сдвигаются на 4 дня сроки).
Кто утверждает изменение:
Руководитель проекта – в случае если утверждение изменения входит в его компетенции.
Комитет по управлению изменениями – в случае если отклонение существенное.
Ситуация:
Изменяется базовый план проекта. Например, выясняется, что какое-то из ранее запрашиваемых требований нельзя реализовать.
Кто утверждает изменения:
Комитет по управлению изменениями
Ситуация:
Вендор, выполняющий ряд работ в проекте запрашивает больше времени на выполнение. Это может сильно повлиять на общий план проекта. Необходимо принять решение, предоставить время или нет.
Кто утверждает изменение:
Комитет по управлению изменениями. После рассмотрения всей имеющейся по проекту информации управляющий комитет может либо отказать в увеличении сроков по базовому плану, либо принять их.
Если вы менеджер проекта, то перед началом работ по проекту вам необходимо заранее сформировать комитет по изменениям в проекте и утвердить регламент его работы.
Удачных вам проектов.
С Уважением,
Олег Лялик.