Диаграмма Ганта

Зачем нужны диаграммы Ганта?

Встречалась ли в вашей жизни такая ситуация. Вам нужно распланировать сложное большое мероприятие, проект или поездку, в котором участвуете не только вы, но и другие люди. Вы пробуете расписать план: кому, что и в какой последовательности делать. Но когда начинается процесс выполнения, то кто-то из участников задерживает свою часть проекта. В результате все сдвигается, и вам приходится все перепланировать заново. Если вы не используете специальных инструментов планирования, то процесс пересмотра сроков может растянуться на продолжительное время.

Но есть инструмент, которым успешно пользуются тысячи людей по всему миру, и который показал свою эффективность и простоту. Он отлично подходит для того, чтобы распланировать ход работ по большому проекту или задаче. Те, кто начинают использовать этот инструмент замечают, как им становится легче управлять ходом задачи и они больше не тратят много времени, на перепланировку. Этот инструмент называется диаграмма Ганта.

Если вы уже смотрели мой урок про интеллект карты, то вы помните, что образы наш мозг воспринимает гораздо лучше.

 

Диаграммы Ганта – это способ графически изобразить ход проекта, порядок выполнения задач, их продолжительность, время начала и завершения. При этом, если для построения диаграмм Ганта мы используем специальные инструменты, то нам ко всему прочему становится просто с ними работать.

Пример использования диаграммы Ганта.

Давайте рассмотрим на примере, как с ними работать. Представьте, что вы решили запустить новый бизнес проект, который называет «Оригинальные поздравления». Суть проекта заключается в том, что различные люди, которые хотят оригинально поздравить своих знакомых, заказывают у вас идею и реализацию поздравления. У вас даже уже есть первый заказ: Вам нужно на машине с подъемником подняться к балкону девушки и на баяне спеть ей песню «С днем рождения». Команда для реализации в составе трех человек: вы, главные помощник, он же по совместительству креативщик, дизайнер у вас тоже есть..

Задачи, которые вам необходимо выполнить.

Регистрация ИП, чтобы легально принять платеж от заказчика – реализуете вы.

Договориться с машиной – главный помощник.

Создать поздравительный плакат на машину. –дизайнер

Продумать детали поздравления  — главный помощник.

Отрепетировать, — все трое.

В назначенный день украсить  машину. Подъехать к дому девушку. И с баяном и цветами подняться к ней по пожарной лестнице и сотворить акт поздравления. – вы и помощник.

У вас есть время начала и продолжительность (для простоты будем высчитывать ее в сутках)  каждой задачи.

Теперь давайте посмотрим, как нам можно грамотно распланировать наши задачи с помощью диаграммы ганта. Это можно легко сделать на бумаге, но мы воспользуемся инструментом Microsoft Excel.

Как строить диграммы Ганта с помощью Microsoft Excel 2010.

Открываем инструмент excel и переносим туда наши задачи (Я буду показывать, как работать с задачами с помощью excel версии 2010).

Следующая вещь, которую нам нужно сделать – это выбрать Insert -> Bar. И выбрать тот список диаграмм, который мы хотим отобразить

Появившуюся область мы отображаем в том месте, где хотим, чтобы наш график отображался. И теперь нам нужно связать эту область с нашими данными.

Далее на вкладке Design нажимаем кнопку Select Data.

В появившемся окне нажимает кнопку  Add.

В появившемся окне, там где series name вводим Время начала и нажимаем на кнопку выделенную красным.

 

Когда появится окно с одним полем нажимаем на поле в окне Edit Series, после чего выделяем промежуток из таблицы, нужный нам и нажимаем на кнопку, выделенную красным.

У нас получился следующий график

Нам нужно в наш график добавить данные по продолжительности. Для этого в появившемся окне снова нажимаем кнопку  Add и, действуя аналогично прошлому разу, выбираем значения из графы продолжительность.

В результате у нас получился вот такой вот график.

Следующее, что мы сделаем – это заменим цифры, напротив колонок на названия из нашей таблицы (Столбик “Задача”). Для этого я счелкаю правой кнопкой мыши по цифрам и в появившемся меню выбираю Select Data.

Появляется окно, в котором я выделяю графу время начала и нажимаю кнопку Edit (выделено красным).

После чего я выделяю промежуток, откуда я планирую брать данные (по аналогии, как это делалось выше) и нажимаю на кнопку Ok.

Как мы видим цифры заменились словами

Сейчас наши задачи отображаются в обратном порядке снизу вверх. Давайте изменим этот порядок.  Для этого кликаем правой кнопкой мыши по словам. И выбираем опцию Format Axis.

И в появившемся окне ставим галочку в строке выделенной красным.

Следующее, что мы сделаем – это спрячем наши синие колонки.

Для этого выделяем их, после чего кликаем по ним правой клавишей и выбираем опцию Format Data Series

В появившемся окне сначала выбираем Fill->No fill, потом Border Color ->No line

Наша диаграмма приобрела следующий вид

Давайте уберем фразы Время начала и Продолжительность, чтобы расширить поле с графиком. Для этого просто выбираем и удаляем их. И у нас получается вот такой вот график.

Последнее, что мы можем сделать – это сдвинуть весь наш график влево, так что отсчет начиналась с 13 ноября.

Для это выделяем поле с датами, щелкаем на него правой кнопкой мыши и выбираем опцию Format Axis.

В появившемся окне в поле Minimum выбираем Fixed  и меняем дату(ее числовое значение) на ту, которая необходима нам.

Как понять, какую дату нужно вписывать в это поле?

Для этого можно щелкнуть правой кнопкой мыши на поле с той датой, которая нам необходима и выбрать опцию Format Cells

Нажать General и в правом углу вы увидите нужную вам дату.

На этом все. Диграмма Ганта с помощью Microsoft Excel 2010 построена.

С Уважением,

Олег Лялик.