Олег Лялик

Как работать с заинтересованными сторонами проекта. Часть 2. Управление вовлеченностью заинтересованных сторон согласно стандарту PMBOK.

chast_2

Управление вовлеченностью заинтересованных сторон в проект – это процесс  общения с заинтересованными сторонами, их информирования, удовлетворения их потребностей, обсуждения стоящих в проекте вопросов.

Одна из основных задач этого процесса это получить поддержку от заинтересованных сторон и свести к минимуму сопротивление с их стороны.

Чтобы этого достичь, менеджеру проекта необходимо обладать навыками правильного межличностного общения, решения конфликтов, налаживание взаимосвязей.

Кроме этого менеджер проекта должен уметь правильно проводить совещания, выступать публично, доносить свои мысли до людей.

Задача менеджера проекта добиться того, чтобы заинтересованные стороны правильно понимали цели проекта и помогали его реализации.  Грамотный менеджер проекта может заранее предугадать реакцию каждой из заинтересованных сторон на ту или иную новость или изменение и принять превентивные меры, в случае если эта реакция будет неудовлетворительной.

Например, менеджер проекта узнает, что смещаются сроки и понимает, что заказчик проекта будет против этого. Значит, менеджер проекта может заранее подготовить отчет для заказчика проекта с объяснениями того, что именно послужило причиной для смещения сроков по проекту.

Также стоит понимать, что чем раньше заинтересованные стороны начнут вовлекаться в проект, тем проще будет вносить предлагаемые ими изменения. Чем ближе конец проекта, тем меньше возможность влияния заинтересованных сторон на него.

Если менеджер проекта правильно взаимодействует с заинтересованными сторонами, то риски неуспешной реализации проекта резко снижаются.

 

Еще раз подытожим, какие же действия должен предпринимать менеджер проекта для управления вовлеченностью заинтересованных сторон.

  • Вовлечение заинтересованных сторон на различных этапах проекта для получения информации от них и подтверждения их заинтересованности в успехе проекта
  • Управление ожиданиями заинтересованных сторон
  • Удаление внимания потенциальным вопросам, которые могут подействовать на заинтересованные стороны проекта.
  • Уточнение и решение выявленных в процессе взаимодействия с заинтересованными сторонами проблем.

 

Сейчас более подробно коснемся вопроса того, как управлять ожиданиями заинтересованных сторон  в проекте.

У любой заинтересованной стороны может быть три реакции на проект:

  • Поддержка
  • Ожидание
  • Противодействие

Как вы сами понимаете менеджеру проекта необходимо, чтобы со стороны команды проекта была поддержка.

Что позволяет команде проекта начать поддерживать проект?

Тут можно выделить 2 основных фактора:

  • Совпадение интересов участников проекта с целями проектам
  • Мотивация участников проекта

Что влияет на то, что команда проекта может начать относится к проекту нейтрально или  негативно?

  • Отсутствие полной информации о результатах проекта.
  • Непоследовательность в реализации проекта
  • Отсутствие ярко выраженного лидера на проекте
  • Отсутствие ясного понимания между работами и намеченными в проекте целями
  • Неясные сроки и перспективы
  • Противоречия между интересами заинтересованных сторон и результатами проекта
  • Отсутствие поддержки высшего руководства

Менеджеру проекта необходимо учитывать это в своей работе.

Каждый раз, когда в ходе проекта возникают проблемы с заинтересованными сторонами проекта, менеджер проекта должен где-то пометить их. Лучше всего, если менеджер проекта занесет эти проблемы в журнал регистрации потенциальных проблем.

Какие поля должны быть в этом журнале:

  1. Описание проблемы
  2. Дата регистрации
  3. Заявитель
  4. Ответственный
  5. Предполагаемая дата решения
  6. Текущее состоянии (тут вы можете указать статусы, которые есть)
  7. Дата решения (фактическая дата, когда проблемы была решена)
  8. Решение (как проблема была решена)

Если в проекте что-то пойдет не так, и начнутся проблемы, данный журнал может сильно помочь менеджеру проекта.

Не поленитесь его вести.

С Уважением,

Олег Лялик

 







 

  • Ваша форма была сохранена.