Область черепахи в тайм-менеджменте. Или что важнее: действие или планирование.

Перед тем, как я раскрою вам тему данной статьи, посмотрите видео ниже, которое отвечает на вопрос, кто быстрее Заяц или Черепаха.

 

Беговая дорожка из видео чем-то схожа с процессом выполнения сложной задачи\проекта в реальной жизни.

Как мы видим из видео, у черепахи есть одна особенность (умению планомерно четко следовать поставленному курсу), которая позволяет ей обгонять зайца (который бегая быстрее, начинает метаться из стороны в сторону и в результате упускает свой шанс «уделать» черепаху).

Когда мы говорим про реальный новый для нас проект, то обычно в самом начале мы сталкиваемся с большой степенью неопределённости. Другими словами, прежде, чем начинать проект, нам нужно понять:

• — что;
• — для чего;
• — как;
• — в какой последовательности делать;
• — какой результат ожидается.

 

Во время этого процесса возникает противоречие: что важнее действие или планирование.

Для того, чтобы разобраться в этом противоречии, посмотрим на график.

Для объяснения того, что всё это означает, использую пример из ИТ. Сразу уточню для людей не знакомых с ИТ, что пример наигранный и в реальной жизни всё происходит обдуманнее.

Предположим, что вы являетесь руководителем команды (человек 10) мобильной разработки. К вам приходит заказчик и говорит:

— Послушай, дорогой, сделай нам, пожалуйста, сайт. Красивый такой, чтобы как в google было.

Команда, радостная от появившейся работы, начинает «колбасить» код. Причем процесс написания, чем-то похож на броуновское движение.  В параллель с этим бизнес-аналитик пытается выяснить требования.  Как только он выясняет новое требование, команда с жаром набрасывается на него (под словом него имеется ввиду требование, а не аналитик:)). Из-за постоянно поступающих новых вводных архитектура решения время от времени меняется, часть готового кода выбрасывается, куски начинают переписываться заново. В результате накапливается долг из задач.  Спустя месяц находится один смелчак, который утром говорит:

— Ребята, может быть, попробуем спланировать и структурировать процессы? А?

А ему в ответ:

— Некогда, код пилить надо. Раньше нужно было думать.

 

Другая крайность, тоже из ИТ.

Начинается проект и в самом начале создаётся специальная команда, цель которой грамотно всё спланировать.  Они планируют месяц, два, три, четыре, шесть. Владелец, проекта смотрит на планы и говорит:

— Я бы, пожалуй, еще эту и эту область прояснил.

И планирование затягивается еще месяца на три. В результате к 9-му месяцу часть команды уходит и заменяется другими игроками, а старожилы не помнят, с чего всё начиналось.

 

Ситуации выше изображены на графике.

 

То есть в ситуации 1 мы тратим много усилий из-за отсутствия планирования. А в ситуации 2 много усилий на само планирование. Из этих двух крайностей, по моему личному мнению, всё же лучше вторая:). Так как она занимает меньше усилий команды и несёт меньше вреда и бесполезных действий.

Но между крайностями существует еще одна зона (она изображена на графике красным пунктиром). Эта зона называется Областью Черепахи.

Что – это за Область?

Это область, которая отражает то состояние, когда усилия потраченные на планирование наиболее оправданы и самое время стартовать проект, так как дальнейшее планирование выест больше усилий и ресурсов, чем начало работ.

Один из ключевых навыков планирования, который стоит выработать – это навык определять, когда процесс добрался до этой точки и самое время запускать процесс работы.

То есть если при планировании разработки сайта вы словите эту область и начнёте действовать, то вы завершите проект, потратив минимальные усилия на него.

Это было теория. Перейдём к практике и посмотрим, каким образом можно вычленить Область Черепахи в вашей повседневной работе.

Однозначного ответа на этот вопрос нет. Это связано с тем, что эта область зависит от таких факторов как: сложность задачи\проекта, размер команды, время, наличие ресурсов, расположение звёзд на небе и т.д.:)

В проектном менеджменте есть история-шутка про то, как различные страны реализуют один и тот же проект.

Итальянцы – 1 месяц планируют, 9 месяцев делают.

Американцы – 5 месяцев планируют, 5 месяцев делают.

Швейцарцы – 9 месяцев планируют, 1 месяц делают.

Шутка – шуткой, но много тут также зависит от менталитета. Для постсоветского пространства, по моим сугубо личным наблюдениям, Область Черепахи колеблется от 30% до 40% при планировании.

Если мы говорим про личное планирование одного человека, то тут Область Черепахи определяется скорее индивидуальной системой внутрениих оценок.  То есть, когда вы понимаете, что важные задачи\проекта вам ясны и вы понимаете в какой последовательности и как их делать, то самое время переходить к реализации, не тратя время на менее важные мелочи.

Пример. Вы собираетесь делать ремонт и у вас есть следующий список важных верхнеуровневых задач:

1) Плитка на пол.

2) Спрятать трубы в стену.

3) Заказать новую кухню.

4) Купить красящиеся обои и определиться с цветом стен.

5) Найти бригаду рабочих.

Вы начинаете планирование. Задачи 1, 3, 4, 5 вы в целом понимаете, как делать, у вас на это есть ресурсы и примерная последовательность выполнения. Задача 2 для вас тёмный лет. Это значит, что вам необходимо разобрать задачу 2 (посмотреть видео, найти человека, спросить знакомых, …) и только после этого приступать к работе.

 

Если мы говорим про команду, то тут всё немного сложнее, так как во взаимодействии участвуют несколько человек одновременно.

Далее я приведу один из возможным методов для командной ситуации, основанный на цифрах.

Посмотрите на картинку и запомните её. Предположим, что вы начинаете планирование нового проекта и  у вас есть предполагаемая цифра, сколько этот проект может занять по дням (к примеру эта цифра 300). Через 2 недели вы понимаете, что цифра стала 260, через месяц, что она равняется 280, еще через месяц проясняется  новая область и вы понимаете, что вам нужно 320 дней. На 3-ем месяце наступает так называемая зона низкой изменчивости оценок. То есть около 2-ух недель оценки сильно не меняются.

Если к этому моменту все основные требования прояснены, то можно сказать, что команда попала в Область Черепахи и самое время начинать проект.

Цифры приведенные выше условные. Вместо 1-3 месяцев, там могут быть недели или дни.

Это только один из способов определения Области Черепахи, который подходит для ряда задач\проектов.

Также подходы к поиску Области Черепахи содержаться в различных Agile-методологиях. Но об этом в других статьях:)

Остался последний вопрос. Почему это называется Областью Черепахи и причём тут видео из начала статьи?

Идея методологии в том, что необходимо чётко определить направление деятельности и постепенно в умеренном темпе двигаться к реализации цели. Что и делает черепаха:)

Удачного Вам внедрения тайм-менеджмента и хорошего дня!

P.S. Мне очень важна обратная связь по тому, был ли материал данной статьи вам полезен. Пожалуйста,  объективно оцените статью по шкале от 0 до 10 (0 – ерунда какая-то, 10 –мега круто изменило мою жизнь) и оставьте оценку в комментариях к статье или отправьте её мне в сообщением в соц. сетях.