Олег Лялик

Тайм-менеджмент: практические советы, которые позволят вам работать меньше и отдыхать больше.

Начнём с простого вопроса, ответ на который поможет вам лучше понять и усвоить полезные практические советы тайм-менеджмента.

Что такое time-management?

Тайм-менеджмент — это способ\путь\подход (выберите вариант, который вам больше по душе), который позволяет людям достигать долгосрочных целей путём грамотного использования имеющихся в их жизни ресурсов.

Под ресурсами в данном контексте в первую очередь подразумеваются мозги. Именно мозги или правильно поставленное мышление в области организации своего времени, является ключевым элементом к постижению вершин самоорганизации, планирования, мотивации.

Тайм-менеджмент. Практические советы.
Почему эта статья называется Тайм-менеджмент: практические советы?

Мы все хотим сделать как можно больше в те 24 часа, которые у нас есть каждый день. Есть люди, которые используют своё серое вещество правильно и получают больше счастья, результатов, успеха, имея столько же времени, сколько все остальные.

В данной статье мы поговорим про то, как организовать себя и организовать своё время, используя потенциал и силу грамотного подхода и мышления.

С 24 советами по тайм-менеджменту, о которых вы узнаете ниже, вы сможете грамотно использовать время своего дня и достигать значительных результатов.

Совет 1. Проведите аудит вашего времени.

Тайм-менеджмент. Планирование времени.

 

В первую очередь вам необходимо понять, как вы управляете (или не управляете) вашим временем и его распределением в течение вашего дня. Возможно, вы можете сказать, что знаете ответ на данный вопрос. Но практика показывает, что предполагаемое распределение может серьёзно отличаться от реального.

Установите любое приложение для трекинга времени на телефон (или заведите специальный блокнот для отслеживания временного распределения) и помечайте всё, что вы делаете в течение недели.
Например.
Понедельник.
Проснулся в 6:45.
6:45-7:15 – вставал с кровати.
7:15 – 7:40 утренние процедуры.

После чего изучите и проанализируйте полученные результаты.

Эти данные позволят вам легко отыскать области, в которых у вас есть пробелы и которые вы можете улучшить. Например, вы можете обнаружить, что просиживаете много времени на непродуктивных митингах или тратите много времени на выполнение низко-приоритетных задач.
Обычно само понимание и видение проблемных областей, уже даёт понимание и знание, как их исправить.

Совет 2. Перед началом встречи определите желаемый результат.

Случалось ли вам приходить на встречу с кем-либо и в процессе встречи ловить себя на мысли, что вы не понимаете, что тут делаете?
Сформируйте ясную цель в своём уме до начала встречи. Это позволит вам и другим участником встречи быстрее достигнуть желаемых результатов и сохранить много времени для других активностей.

Совет 3. Устанавливайте временные лимиты на выполнение задач.

Взгляните еще раз на проведенный вами аудит и попробуйте отыскать задачи, которые заняли больше времени, чем вы ожидали.
Если для таких задач в будущем вы будете устанавливать временные ограничения, то это позволит вам быть более сфокусированным и следовательно работать более эффективно.

Если в процессе выполнения этих задач вы поймете, что отстаёте, проанализируйте задачу и попробуйте найти отвлекающие ваше время факторы (например, соседа, который регулярно дёргает вас в скайпе).

Совет 4. Планируйте вашу неделю в воскресенье.

Начало рабочей недели с готовым планом позволит вам более грамотно расставить приоритеты. Вы сможете легко перейти от ваших беззаботного выходных к продуктивному рабочему утру понедельника без многочасовых раскачиваний и вспоминаний о задачах, которые остались с прошлой недели, но вылетели из головы после отдыха.

Выделите несколько минут в воскресенье, чтобы создать план на оставшуюся неделю. Разбейте ваши недельные задачи по дням. Это с большей вероятностью позволит вам избежать прокрастинации.
Помните, ваш уровень энергии и креативности колеблется на протяжении недели.
Планируйте низкоприоритные задачи на время, когда ваш уровень энергии самый низкий (обычно это понедельник). Выполняйте сложные и креативные задачи в то время, когда ваш уровень энергии особенно высок, например во вторник и среду. Планируйте митинги на четверг, когда энергия вашей команды постепенно уменьшается. Пятницу используйте для планирования и коммуникации.

Совет 5. Создавайте ежедневные планы.

Планирование

 

Используйте первые 10-20 минут вашего дня для создания списка задач на день, который связан с вашим еженедельным планом. Записывайте задачи таким образом, чтобы они звучали, как выполненные. Вместо Отправить отчет Проектному Руководителю пишите Отчёт проектному руководителю отправлен.

Этот небольшой трюк даст вам дополнительную мотивацию и позволит немного быстрее выполнить запланированное.

Совет 6. Добавляйте выполненные задачи в список ваших дел.

Иногда неожиданные задачи врываются в наш день. Люди их выполняют, но обычно нигде их не помечают. Добавляйте эти задачи в отдельный список рядом с вашим планом на день, для того чтобы в конце дня проанализировать их и получить реальную картину выполненной работы.
В воскресенье, пересматривайте ваши достижения за прошлую неделю и поздравляйте себя с успешными результатами. Этот просмотр увеличит вашу уверенность и поможет вам создать план на следующую неделю.

Совет 7. Выполняйте самые важные и ответственные задачи утром.

Для большинства людей первые часы проведённые на работе самые продуктивные. Используйте это время мудро. Людям гораздо проще фокусироваться, когда мозг ещё не полностью проснулся. Загрузка мозга утром позволит вам не растратить запасы энергии на мечты и переживания по поводу задач, а направить их на работу.

Совет 8. Блокируйте отвлекающие факторы.

Постарайтесь максимально отключить все возможные всплывающие сообщений и резко появляющиеся звуки (например нотификацию от скайп о новом сообщении), когда работаете над важной задачей. Постарайтесь заранее договориться с людьми вокруг, чтобы вас лишний раз никто не отвлекал. Человек, когда начинает работу, должен потратить какое-то время, чтобы начать рабочий процесс. Если его отлечь, то ему придется заново начинать процесс и тратить на это больше времени.

Совет 9. Не будьте многозадачными.

Различные исследования опровергли миф о многозадачности. Если вы думаете, что можете быть многозадачным и выполнять несколько дел одновременно, посмотрите видео ниже.



Совет 10. Не ждите вдохновения — действуйте.

Некоторые художники ждут когда наступит вдохновение. Некоторые писатели сидят и ждут, когда блоки мешающие их творчеству исчезнут. Люди бизнеса не приступают к серьёзным задачам, если не созданы соответствующие идеальные условия для работы.
Если вы будете осознанными, то вам не нужно будет ожидать чего-то, что должно произойти, чтобы у вас пошла работа. Часто мысли и соответствующее настроение появляется тогда, когда вы начинаете действовать.
Однажды Гоголя спросили, что делать, когда не пишется. Он ответил, что если не пишется, нужно взять перо, бумаги и начать писать:
— Что-то мне сегодня не пишется.
— Что-то мне сегодня не пишется.
— Что-то мне сегодня не пишется.
И постепенно вам начнет писаться.

Совет 11. Ошибки – это полезный опыт.

За битого, двух не битых дают. Слышали такую пословицу?
Для того чтобы стать исключительным человеком, который выполняет все задачи совершенно, нужно пройти долгий путь и наделать ошибок, для того чтобы на этих ошибках научиться. Если вы не будете делать этих ошибок, вы не научитесь. Смотрите на любое действие, как на эксперимент, ценный шаг в вашем путешествии. И не важно каким будет результат. Такой подход позволит вам всё больше набираться опыта и всё лучше выполнять свою работу.

Совет 12. На зависайте подолгу на низкоприоритетных деталях.

Вместо того чтобы включать в себе перфекциониста, сохраняйте общее видение задачи и помните про цель. Фокусируйтесь на приоритетных задачах, а не на мелочах, над которыми вы работаете. В-первую очередь решайте самые важные задачи и не тратьте время на мелочи.

Совет 13. Планируйте перерывы между задачами.

Человек так устроен, что он может удерживать фокус внимания на задаче около 90 минут. В большинстве случаев эта цифра гораздо меньше. Планируйте перерывы как минимум каждые 90 минут и оставайтесь продуктивным на протяжении всего дня.

Совет 14. Имейте под рукой список задач, которые вы можете выполнить, когда кого-то или чего-то ждёте.

Люди часто стоят в пробках, ожидают опаздывающих знакомых, ждут самолёта, поезда и т.д.
В это время можно отвечать на сообщения, перезванивать по пропущенным звонкам, выполнять физические упражнения, расслабляться и медитировать. Также можно читать книги или слушать аудиокниги.
Всегда будьте готовы и имейте при себя запасной план действий, чтобы неожиданные события не выбили вас из колеи.

Совет 15. Организуйте вашу почту.

Люди с загромождёнными почтовыми ящиками тратят больше времени на просмотр почты, чем люди, которые навели там порядок.
Лучший способ ускорить работу с почтой и расходовать меньше времени, это организовать ваш почтовый ящик
Например, gmail предлагает различные инструменты, которые помогут вам разобраться с вашей кучей почты. Если вы используйте другие почтовые сервисы, то вы можете легко переключить пересылку писем от них на gmail.

Разберём несколько трюков, которые помогут вам работать с почтой более быстро.

  • Архивируйте почту, которая содержит важную информацию, но не требует немедленного ответа.
    Создавайте метки для писем. Например, ВАЖНО, ДЛЯ ИНФОРМАЦИИ, НЕОБХОДИМО ДЕЙСТВИЕ.
  • Используйте правила и фильтры для автоматического назначения меток для входящих писем. Например, вы можете настроить правило, что все письма от Михаила Федоровича должны помещаться в специальную папку.
  • Также вы можете создавать шаблоны для писем, которые вы отправляете более одного раза. Это позволит вам значительно ускорить процесс рассылки.

Совет 16. Тренируйте ваш мозг.

Хобби, решение задач, решение различных ситуаций помогает вам усилить те части вашего мозга, которые вы обычно не используете для своей повседневной работы. Это позволяет укрепить ваши способности и начать быстрее решать ваши задачи.
Когда вы проводите время вне зоны вашего комфорта, это тренирует вас и заставляет быть лучше. Если вы юрист, то начните изучать танцы. Если пианист, то изучайте боевые искусства. Если вы программист, то ходите на уроки каллиграфии. Возможно именно вы создадите новый apple:).

Совет 17. Чаще выполняйте физические упражнения.

Тайм-менеджмент и физические упражнения

 

Спорт помогает преодолеть ежедневный стресс.
Исследования показывают, что короткие и интенсивные тренировки могут быть более эффективными, чем долгие и изнурительные упражнения. Постарайтесь найти время для тренировки хотя бы раз в день.

Совет 18. Хорошо высыпайтесь.

Ученые установили, что недосыпания ведут к потере производительности. Люди, которые не высыпаются чаще прокрастинируют и легче раздражаются. Постарайтесь находить хотя бы 8 часов в день для сна.

Совет 19. Используйте ваш календарь.

Используйте ваш календарь не только для того, чтобы планировать встречи. Используйте его для того, чтобы следить за дедлайнами. Планировать время для работы над важными задачами. Таким образом вы будете иметь больше контроля над своими задачами. Если какой-либо из запланированных промежутков вам будет не нужен, вы всегда можете его отменить.

Совет 20. Планируйте время для отдыха.

Перестаньте бегать как белка в колесе, проведите немного времени в тишине, отключите свой мозг.
Вы будете удивлены положительным эффектом этого времени на ваши творческие способности. Медитация\аутогенная тренировка поможет вам по-другому взглянуть на вещи и достичь нового понимания в своей работе.

Совет 21. Учитесь говорить Нет.

Тайм-менеджмент и умение говорить нет

 

Ваше время — ваше сокровище. Не тратьте его на людей и проекты, которые не соотносятся с вашей миссией и важными целями. Вместо того, чтобы автоматически соглашаться на приглашения и предложения, скажите: Я проверю мой план и вернусь к вам.
Эта простая фраза поможет вам выиграть время и принять более верное решение.

Совет 22. Выполняйте работу раньше.

Возьмите себе за правило выполнять свою работу раньше. Если ваш дедлайн пятница, возьмите за правило завершать работу в четверг или среду.

Совет 23. Не отвечайте на телефон только потому, что он звонит.

Не отвечайте автоматически на письмо сразу после того, как оно пришло. Вы сможете ответить на почту и телефонные звонки, когда важные задачи будут выполнены. Избегайте прерываний, когда работаете над важными задачами.

Совет 24. Не забывайте наслаждаться процессом.

Любое дело, которое вы начинаете, должно доставлять вам радость. Если вы что-то внедряете в вашу жизнь и при этом это доставляет вам много негатива и вам приходится преодолевать себя, то возможно стоит остановить этот процесс.
Если вы словите волну, то сможете внедрить тайм-менеджмент в свою жизнь.

Если после прочтения данной статьи у вас остались вопросы, то пишите их в комментариях.
Также, если статья вам понравилась, то обязательно поделитесь ей хотя бы с 1 своим знакомым, кому, на ваш взгляд, эта статья поможет сделать жизнь лучше.
Успехов вам во внедрении тайм-менеджмента!

  • Ваша форма была сохранена.