Олег Лялик

Управление закупками в проекте.

uprawlenie_sakupkami_w_proekte

 

Практически любой большой проект кроме внутренних ресурсов привлекает еще и внешние ресурсы.  Менеджер проекта должен иметь понимание, как именно ему стоит работать с процессом закупок в проекте.

Перед тем, как разбирать этот вопрос далее давайте разберемся, что именно мы понимаем под закупками в проекте.

Закупки в проекте – это процессы связанные с привлечение внешних подрядчиков для поставки материалов или выполнения работ в проекте.

Для любого менеджера проекта этот процесс должен начинаться с вопроса «Производить или покупать?».

Цель этого вопроса определить, стоит ли разрабатывать продукт своими усилиями или его лучше купить.

Таблица ниже поможет вам лучше разобраться в этом вопросе.

uprawlenie_sakupkami_w_proekte_tablitza

Когда мы решили покупать, наступает время заключения контракта с поставщиком.

Существуют следующие типы контрактов:

  • Контракт с фиксированной ценой (fixed price or lump sum).

Залючается для контрактов с четко заффиксированным объемом работ. Например, в строящуюся высотку нужно поставить окна. Количество окон заранее известно.  Этот контракт несет большой риск для поставщика, так как затраты в случае рисков могут превысить себестоимость.

  • Контракт с возмещением затрат (cost – reimbursable).

Покупатель оплачивает затраты продавца + оговоренная прибыль продавца. Простой пример, установка стиральной машины в доме. В большинстве случаев покупатель оплачивает расходные материалы на установку + работу. Этот тип контракт позволяет покупателю контролировать продавца и в то же время несет большие расходы.

  • Время и материалы (time and materials)

Сумма выплат меняется в зависимости от выполненных работ. Часто используется в ИТ-проектах, где нет четко зафиксированных ставок.

Какие разделы должны включаться в контракт:

  • Содержание работ или результаты
  • Расписание выполнения работ
  • Вид и периодичность отчетности
  • Обязанности с ответственность сторон
  • Цены и порядок оплаты
  • Критерии приемки
  • Гарантийные обязательства
  • Штрафные санкции
  • Механизм прекращения действий контракта

 

После подписание контракта поставщик начинает работы по нему.

Менеджер проекта должен контролировать работу поставщика и следить за своевременным выполнением обязательств.

Ниже перечень обязанностей менеджера проекта по отношению к контролю закупок в проекте:

  • Выявление рисков при работе с поставщиками
  • Утверждать всю касающуюся поставок корреспонденцию
  • Готовить проведение переговоров по закупкам
  • Следить за выполнением обязательств по поставкам
  • Фиксировать случаи невыполнения поставщиком обязательств
  • Выявлять и документировать изменения в контрактных соглашениях
  • Проводить мониторинг платежей по контракту

 

После выполнения поставщиком работ происходит закрытие закупок по проекту.

Менеджер проекта должен принять результаты работ и способствовать подписанию всех документов и перечислению платежей.

 

 

При определении стратегии как, что и у кого покупать, менеджер проекта должен ответить на вопросы:

  • Что и в каких количествах покупать?
  • Когда покупать?
  • Как покупать? Тип контракта?
  • Круг потенциальных поставщиков?

 

После того, как он выполнил эту работу, ему необходимо составить ряд документов для отправки потенциальным поставщикам. В эти документы наряду с описанием содержания предполагаемых работ, условий конфиденциальности, типа контракта и формы предоставления предложения, должны входить критерии на основе которых будет приниматься решение.

Далее составленные документы (кроме критерия оценок) отправляются поставщикам и начинается процесс закупок, когда мы получаем предложения от поставщиков, заключаем с ними контракты и выбираем нужного нам.

Обычно это выглядит так.

Получаются предложения от поставщиков. Предложение – это подготовленные поставщиками документы (имеющие юридическую силу), расписывающие предложение вендора. Далее на основе оценок выбираются из множества вариантов  наиболее перспективные.  С этими людьми проводятся доп. встречи или митинги. После доп. встреч (иногда, но не всегда) запускается пилотный проект. После пилотного проекта начинается работа.

Также перед началом работы полезной практикой является навести справки о поставщике.

С Уважением,

Олег Лялик.







  • Ваша форма была сохранена.